Ab Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland für Rechnungssteller optional, während Empfänger elektronische Rechnungen zwingend akzeptieren müssen. Eine schrittweise Ausweitung macht das System ab 2028 für alle Unternehmen verbindlich. Ein Webinar der TecAlliance beleuchtete die rechtlichen Vorgaben, zeigte Best Practices aus der Praxis und lieferte konkrete Handlungsempfehlungen für eine erfolgreiche Umstellung.
E-Invoicing: Pflicht und Perspektive
Das Jahr 2025 markiert den Startpunkt der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland. Vor allem die Akzeptanz EN 16931-konformer Formate wie XRechnung, ZUGFeRD und UBL steht im Fokus. Bereits ab 2027 werden Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro zur Nutzung verpflichtet, ehe 2028 alle Unternehmen einbezogen werden. Begleitend dazu wird die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von Rechnungen auf acht Jahre reduziert.
Auf europäischer Ebene forciert die ViDA-Initiative die Etablierung digitaler Standards. Ziel ist eine EU-weite Harmonisierung bis 2030, um den digitalen Geschäftsverkehr nachhaltig zu stärken.
Sechs Schritte zur erfolgreichen Umstellung
Das Webinar identifizierte entscheidende Schritte, die Unternehmen auf dem Weg zur Compliance unterstützen:
1. Klare Verantwortung durch Projektleitung
Ein klar definierter Projektleiter ist entscheidend, um die vielfältigen Anforderungen – von rechtlichen Vorgaben über IT-Integrationen bis hin zu Steuerfragen – zu koordinieren. Durch eine frühzeitige Planung können Risiken minimiert und der erfolgreiche Übergang sichergestellt werden.
2. Kunden- und Lieferantenanalyse
Ein detaillierter Überblick über die bestehenden Prozesse und Präferenzen der Geschäftspartner erleichtert die Anpassung an die neuen Anforderungen. Die Berücksichtigung verschiedener Rechnungsarten und Formate hilft, mögliche Probleme rechtzeitig zu erkennen und zu lösen.
3. Make-or-Buy-Entscheidung
Unternehmen sollten prüfen, welche Teile des Projekts sie intern umsetzen können und wo externe Unterstützung sinnvoll ist. Dies beinhaltet die Entscheidung, ob eine nationale oder eine internationale Lösung angestrebt wird.
4. Datenqualität als Basis
Die Interoperabilität der bestehenden Daten mit den neuen Anforderungen nach EN 16931 muss überprüft werden. Schwachstellen sollten identifiziert und priorisiert angegangen werden, um rechtliche und technische Hürden zu vermeiden.
5. Technische Infrastruktur und Software-Updates
Die bestehende IT-Infrastruktur muss auf die neuen Anforderungen vorbereitet werden. Anbieter wie TecCom bieten gezielte Lösungen, um Systeme effizient zu aktualisieren und eine reibungslose Umstellung zu ermöglichen.
6. E-Invoicing als strategischer Vorteil
Unternehmen, die die Digitalisierung der Rechnungsstellung frühzeitig umsetzen, profitieren von effizienteren Prozessen und einer verbesserten Liquidität. Schnelle Zahlungsabwicklungen und reduzierte Verwaltungskosten schaffen finanzielle Spielräume.
Praxisbeispiel: TMD Friction
TMD Friction hat frühzeitig auf elektronische Rechnungsstellung gesetzt und konnte dadurch nicht nur den Verwaltungsaufwand reduzieren, sondern auch die Umwelt entlasten. Durch eine enge Abstimmung zwischen den Fachabteilungen und die Nutzung einer spezialisierten Lösung von TecCom wurden 98 Prozent der Rechnungen erfolgreich digitalisiert.
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die Einbindung aller relevanten internen Teams und die transparente Kommunikation mit Geschäftspartnern. Das Beispiel zeigt, wie Unternehmen die Herausforderungen der Digitalisierung in Wettbewerbsvorteile umwandeln können.
Herausforderungen bei der Umsetzung der e-Rechnung
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bringt nicht nur Chancen, sondern auch Herausforderungen mit sich, die Unternehmen aktiv angehen müssen. Eine der zentralen Hürden ist die Komplexität der bestehenden IT-Systeme. Viele Unternehmen nutzen unterschiedliche ERP-Systeme oder veraltete Software, die nicht ohne Weiteres mit den neuen Formaten kompatibel sind. Hier ist eine umfassende Analyse der Systemlandschaft essenziell. Außerdem stellt die Harmonisierung der Rechnungsdaten über verschiedene Abteilungen hinweg eine Herausforderung dar. Oftmals fehlen zentrale Datenpools, wodurch die Integration der notwendigen Formate erschwert wird.
Mit Schulungen und Change-Management zum Erfolg
Neben technischen Hürden stellt auch die interne Akzeptanz eine Herausforderung dar. Die Einführung der e-Rechnung erfordert ein Umdenken auf allen Unternehmensebenen. Mitarbeiter in Buchhaltung, IT und anderen betroffenen Abteilungen benötigen umfassende Schulungen, um die neuen Systeme sicher und effizient bedienen zu können. Ein aktives Change-Management unterstützt diesen Prozess, indem es Widerstände abbaut und die Vorteile der Digitalisierung klar kommuniziert. Unternehmen, die ihre Teams frühzeitig einbinden, schaffen eine Grundlage für eine reibungslose Umstellung.
Fazit
Die Einführung der e-Rechnung bietet nicht nur regulatorische Sicherheit, sondern eröffnet Unternehmen vielfältige Chancen zur Effizienzsteigerung. Wer frühzeitig handelt, kann sich strategische Vorteile sichern, die über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehen. Die Reform ist daher weniger eine Bürde, sondern eine Gelegenheit, die digitale Transformation voranzutreiben. Quelle: TecAlliance
