Der portugiesische Großhändler Create Business beschleunigt Prozesse mit der elektronischen Rechnungsstellung – Create Business ist seit mehr als 16 Jahren ein wichtiger Ersatzteilgroßhändler im iberischen Kfz-Ersatzteilmarkt. Der Teilehändler erhält seine Rechnungen zu 100 Prozent elektronisch über das TecAlliance Order Manager-Modul E-Invoicing. Marcelo Lopes, Chief Information Officer bei Create Business, erklärt, warum rechtsgültige, steuerkonforme elektronische Rechnungen für die gesamte Lieferkette so wichtig sind. Es gibt viele Gründe, warum jedes Unternehmen von manuellen, papierbasierten Rechnungsprozessen auf vollautomatische, elektronische Rechnungsverarbeitung umsteigen sollte. Die Hauptvorteile sind Kosteneinsparungen auf Kreditoren- und Schuldnerseite, Fehlerreduzierung, Einsparungen bei den Lagerkosten und die Verbesserung der Kundenbeziehungen.
Wie kann die Umwelt geschont werden aber dennoch die Prozesse optimiert werden?
TecAlliance e-Invoicing ist eines der zentralen Module des Order Managers, der End-to-End-Lösung für die gesamte Lieferkette im unabhängigen Kfz-Ersatzteilmarkt. Create Business nutzt das Modul seit mehreren Jahren für die Automatisierung der Rechnungsprozesse.
„Einer der größten Vorteile des E-Invoicing-Moduls von Order Manager besteht darin, dass wir ein einheitliches Format und ein einziges Tool für alle Rechnungssender und Rechnungsempfänger haben. Und die Integration in unser ERP-System macht alles so viel einfacher “, erklärt Marcelo Lopes. „Elektronische Rechnungen sind in vielerlei Hinsicht äußerst wichtig: Wir alle streben nach Nachhaltigkeit, und dies ist eine sehr einfache und schnelle Möglichkeit, einen Teil des Problems zu lösen. Und der Zeitfaktor ist auch sehr wichtig: Wir senden eine Rechnung und sie ist sofort beim Empfänger. Elektronische Rechnungen beschleunigen den Prozess enorm “, sagt er.
Alles zu 100 Prozent sicher!
Heute werden beim portugiesischen Teilehändler Create Business 100 Prozent aller Rechnungen elektronisch erstellt. Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zur Mehrwertsteuer ist ein sehr heikler Punkt. Dies gilt insbesondere für Portugal, wo die Gesetzgebung sehr streng ist und viele Kriterien erfüllt sein müssen, damit eine elektronische Rechnung rechtsgültig ist. Das E-Invoicing-Modul von Order Manager überträgt elektronische Rechnungen korrekt und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen wie die Integrität des Inhalts, die Authentizität und Lesbarkeit oder den Schutz sensibler Daten.
„Für uns als Teilehändler ist es äußerst wichtig, eine rechtsgültige elektronische Rechnung sowie eine TXML-Datei zu erhalten, mit der wir arbeiten und die wir an unsere Kunden senden können. Ohne die rechtsgültige elektronische Rechnung macht elektronische Kommunikation keinen Sinn. Dann ist es einfach „schön zu haben“, aber es trägt nicht zu einer wirklichen Veränderung in der Gesellschaft bei und bringt keinen wirklichen Nutzen für Mitarbeiter, die viel mit den Rechnungen arbeiten. Das ist eine große Sache für uns. Das E-Invoicing-Modul von TecAlliance erleichtert uns das Empfangen und Senden gültiger E-Rechnungen. Infolgedessen vermeiden wir viel Arbeit, die keinen Mehrwert für unser Geschäft darstellt. Und wir sind sicher, dass wir die lokalen Steuergesetze einhalten und so das Risiko von Geldstrafen und Strafen vermeiden “, sagt Marcelo Lopes
Eine universelle Lösung
Neben Portugal verkauft Create Business auch Ersatzteile in Spanien, Mosambik und Angola und muss daher in jedem Land, in dem das Unternehmen tätig ist, die örtlichen Steuergesetze einhalten. Das Order Manager-Modul E-Invoicing deckt die komplexen Anforderungen durch verschiedene Formate und gesetzliche Bestimmungen für digitale Rechnungen in verschiedenen Ländern perfekt ab. Ingrid Hanselmann, Product Owner des Order Manager-Moduls e-Invoicing bei TecAlliance erklärt:
„Unsere E-Invoicing-Lösung wird von vielen großen Automobilzulieferern und Teilehändler im Kfz-Ersatzteilmarkt eingesetzt. Derzeit nutzen 80 Lieferanten unsere Lösung und senden Rechnungen an mehr als 6.000 Empfänger in 65 Ländern. In Portugal gibt es ungefähr 250 Rechnungsempfänger, und diese Zahl wächst ständig. Wir freuen uns, dass wir eine wirklich umfassende Lösung anbieten können, die perfekt auf die Anforderungen des internationalen Kfz-Ersatzteilmarkts zugeschnitten ist“
