Bosch Polen: 20 Jahre ständig verbessertes Order-to-Invoice-Management
Der Automotive Aftermarket-Bereich von Robert Bosch in Polen nutzt seit fast 20 Jahren die Order Manager-Lösung der TecAlliance. Alle Bestellvorgänge werden elektronisch abgewickelt, von der Verfügbarkeitsanfrage bis zum Versand steuerlich einwandfreier elektronischer Rechnungen. Durch die Digitalisierung des gesamten Order-to-Invoice-Prozesses spart Bosch Zeit und Kosten und erhöht die Kundenzufriedenheit – ideale Voraussetzungen zur Umsatzsteigerung.
Schon im Jahr 2001, als die Order Manager-Lösung noch ganz am Anfang stand, war Bosch Automotive Aftermarket Poland einer der ersten Teilehersteller, der sich für die Nutzung der B2B-Plattform für die elektronische Auftragsabwicklung entschied. Rund 700 Kunden installierten die Software TecLocal und obwohl die Lösung noch in den Kinderschuhen steckte, erleichterte sie bereits die tägliche Arbeit erheblich. Die Abwicklung der lokalen Installationen verursachte jedoch einen hohen Verwaltungsaufwand und teilweise technische Probleme, insbesondere bei kleineren Kunden ohne interne IT-Abteilung.
So hat sich der Trend im Laufe der Zeit von lokal installierter Software zu Online-Lösungen verschoben. Im Jahr 2017 wurde in Polen das Order Manager Online-Portal mit einer Vielzahl neuer Funktionen und Verbesserungen gestartet. Mit dieser webbasierten Lösung können Einkäufer die Verfügbarkeit und Preise von Ersatzteilen überprüfen, Bestellungen aufgeben, Versandbestätigungen und elektronische Rechnungen erhalten. Sie haben immer den Überblick über alle Prozesse im Journal. Die transparenten Statusinformationen garantieren eine zuverlässige Auftragsabwicklung und ermöglichen eine schnelle Reaktion auf ihre Kunden. Seit 2018 ist die Order Manager App verfügbar, mit der der Einkaufswagen von jedem beliebigen Standort aus gefüllt und zur weiteren Verarbeitung an das Order Manager Konto übertragen werden kann.
Gemeinsam zur perfekten Lösung
Klaudia Uszyńska, Customer Process Partner Europe bei Robert Bosch Automotive Aftermarket in Polen, ist seit 2007 für das Auftragsmanagement verantwortlich, wobei sie zunächst mit TecLocal, dann mit TecWeb 4.0 arbeitete. Als das neue Order Manager Online-Portal eingeführt wurde, begannen Bosch Polen und seine Kunden, die Lösung zu testen.
„Wir waren sehr interessiert an einer Umstellung auf das neue Online-Portal. Aber es gab einige kritische Punkte, die zuerst geklärt werden mussten“, sagt Klaudia Uszyńska. Sie sammelte alle Anforderungen ihres Geschäftsbereichs und ihrer Kunden und diskutierte sie mit Dr. Loïc Winterhalter, Product Owner des Order Manager Online-Portals bei TecAlliance. „Das direkte Feedback und der Input waren für uns sehr wertvoll“, so Dr. Loïc Winterhalter. „Wir haben die Anforderungen priorisiert und geprüft, was wir wann umsetzen können.“
Für Bosch waren die enge Zusammenarbeit und die technische Unterstützung die Grundlage für den zukünftigen Erfolg.
„TecAlliance hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Für Polen und Ungarn gibt es eine eigene Support-Hotline für alle technischen Fragen und wir stehen im engen Austausch mit der Zentrale. Wir haben das Gefühl, dass uns die TecAlliance-Mitarbeiter zuhören und uns aktiv unterstützen“, erinnert sich Klaudia Uszyńska.
Agile Entwicklung: näher am Kunden und schneller am Markt
Seit Ende 2018 wurde die Business Unit Order Manager bei TecAlliance komplett neu strukturiert, basierend auf den Prinzipien der Agilität. An der Weiterentwicklung und Verbesserung der Order Manager-Lösung arbeiten mehrere interdisziplinäre, funktionsübergreifende Teams. Product Owner, Scrum Master, Softwareentwickler, Tester, Vertriebsmitarbeiter und Berater arbeiten Hand in Hand und setzen dabei auf agile Entwicklung mit der Scrum-Methode. Neue Features und Funktionen werden in Sprints von ein bis zwei Wochen entwickelt.
„Die agile Entwicklung ermöglicht es uns, näher an unseren Kunden zu sein und innovative neue Funktionen viel schneller auf den Markt zu bringen“, erklärt Bryan Marschall, Product Lead Order Manager bei TecAlliance.
Erfolgreiche Umstellung auf die Online-Plattform
In enger Zusammenarbeit mit Bosch und seinen Kunden in Polen haben Dr. Loïc Winterhalter und sein Team Schritt für Schritt die Anforderungen umgesetzt und das Order Manager Online-Portal optimiert.
„Eines der wichtigsten Themen war das Journal, in dem unsere Kunden die ‚Reverse Messages‘ ihrer Lieferanten erhalten, d.h. Auftragsbestätigungen, Versandbestätigungen und Rechnungen“, erklärt Klaudia Uszyńska. „Um nur einige Beispiele zu nennen: Unsere Kunden wollten die Rechnungsnummer ihres Lieferanten dort anzeigen lassen und als Filterkriterium verwenden. Außerdem wurde nach einem Symbol gefragt, das auf einen Blick anzeigt, dass eine Rechnung bereits exportiert wurde. Eine weitere wichtige Anforderung, die TecAlliance für uns umgesetzt hat, war die Möglichkeit, den Zugang zum Journal zu beschränken. Manchmal gibt es Hunderte von Benutzern in einer Organisation, aber nur einige von ihnen (z.B. die Buchhaltung) sollen die Rechnungen einsehen. Jetzt können wir Preise und die verschiedenen Vorgangsdokumente (Reverse Messages) ausblenden und sie nur ausgewählten Benutzern innerhalb einer Organisation anzeigen.“
Die Software werde immer besser und es wechseln immer mehr Kunden auf die neue Online-Plattform.
„Alle Bosch Car Service Werkstätten in Polen und die große Mehrheit unserer anderen Kunden nutzen jetzt das Order Manager Online-Portal. Sie sind sehr zufrieden und wir sind es auch“, sagt Klaudia Uszyńska. „Wir ermutigen alle unsere Kunden, von der alten TecLocal-Software auf das Online-Portal umzusteigen, denn wir sind fest davon überzeugt, dass das die beste Lösung ist. Es vereinfacht und verbessert sämtliche Prozesse der Bestellabwicklung, ermöglicht Kosteneinsparungen und verkürzt die Reaktionszeiten.“
Eine langjährige Erfolgsgeschichte
Seit Beginn der Zusammenarbeit hat Bosch mit den Lösungen und dem Support von TecAlliance viel erreicht.
„Wir arbeiten seit fast 20 Jahren Hand in Hand mit TecAlliance. Dank der TecAlliance-Lösungen können wir unseren Kunden nun alles bieten, was sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Sie alle nutzen den TecDoc-Katalog und den Order Manager und das erleichtert ihre Arbeit erheblich. Sie erhalten alle Informationen, wann immer sie wollen – 24 Stunden, 7 Tage die Woche! Sie müssen uns nicht anrufen oder eine E-Mail schicken: Sie finden das richtige Ersatzteil, sehen, ob es verfügbar ist und wie viel es kostet und können es direkt bestellen. Und TecAlliance arbeitet ständig an weiteren Verbesserungen – jeden Monat kommen neue Funktionen hinzu. Ich bin immer wieder positiv überrascht, wenn ich den News-Bereich im Order Manager öffne und sehe, welche neuen Features implementiert wurden. Wir sind mit der Zusammenarbeit, dem Support und den TecAlliance-Lösungen wirklich sehr zufrieden“, fasst Klaudia Uszyńska zusammen.
Quelle: TecAlliance
